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关于开展档案归档工作的通知

全校各单位:

为加强学校档案管理,维护档案的完整统一,推动我校档案工作的规范化、制度化管理,确保学校各类文件材料及时、完整的归档,更好地为学校中心工作服务。根据《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令)及《北方民族大学档案管理办法》(校办发【2016】5号)的相关要求,我校将启动本年度档案归档工作,请各单位将本部门从建校以来至今产生的属归档范围的各类文件资料,分年度按归档要求整理好移交档案馆。现就归档具体事宜通知如下:

一、归档范围 

(一)建校以来形成的文书档案

1、本单位形成的文书材料

2、本单位接收的文书材料

各单位可参照《北方民族大学党群、行政类档案实施细则》及其附件所确定的归档范围进行分类整理,并排好文件的次序进行归档。

(二)照片档案和录音、录像档案

1、记录本单位主要职能活动和重要成果的照片和录音、录像;

2、记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像;

3、本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片、录音、录像;

4、记录本单位重要会议、重大活动、重大事件等情况的照片和录音、录像;

5、其他具有保存价值的照片和录音、录像。

(三)历届毕业生集体合影照片

1、本学院建校以来历届毕业生集体合影照片。

2、2017届本科、硕士毕业生以班级或年级为单位的毕业生集体合影照片。

    各单位可参照《关于做好毕业生集体合影照片归档工作的通知》(档案馆字﹝2016﹞)1号)进行归档。

二、归档要求

(一)归档材料必须原件且完整。各单位档案管理员在整理过程中要对照目录逐件检查,不得缺项、漏项。

(二)电子文档与纸质文件应同时归档。在移交档案的同时移交纸质文件的电子版、归档文件目录、备考表、档案移交接收清单等,并移交各类目录电子版。

(三)归档的声像档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间,并刻录光盘(一式3份)。

(四)严格标准,确保档案真实规范。未按要求归档的资料,档案馆将不予接收。

三、工作要求: 

(一)各单位是学校档案工作的源头,希望有关单位分管档案工作领导切实加强对本单位档案工作的领导,督促本单位档案管理员和相关工作人员认真负责地做好文件整理归档工作。

(二)各单位档案管理员要切实履行职责,做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交。在对文件进行整理、归档过程中加强与档案馆的联系,共同做好档案立卷归档工作,确保各门类档案及时完整归档。

(三)各单位可提前与档案馆同志预约时间进行上门指导,按照上述归档范围将相关文件整理好于6月30日前移交档案馆。

四、移交地点及联系方式

档案馆(北明楼一楼)

联系人:艾娟,联系电话:2066238

 

附件1:归档文件目录

附件2:档案移交清单

附件3:备考表

附件4:声像档案移交目录

                                档 案 馆

                                 2017年3月29日


附件: 附件1:归档文件目录.docx
附件2:档案移交清单.docx
附件3:备考表.docx
附件4:声像档案移交目录.xls

发布日期:2017-4-7 12:05:40 阅读次数: