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关于做好文件材料归档的通知

各单位

为推动我校档案工作的规范化、制度化管理,确保学校各类文件材料及时、完整的归档,更好地为学校中心工作服务,按照《北方民族大学档案管理办法》(校办发【2016】5号)的有关规定,现将此次归档要求通知如下:

一、归档范围与时间

从建校以来至今,学校党政管理活动中形成的凡是记载和反映学校主要职能活动、具有查考和利用价值的各种类型和载体形式(纸质、照片、磁盘、录像带等)的文件材料和实物均应归档保存。

二、归档要求

(一)学校实行由文件材料形成部门立卷归档的制度,各归档单位将需要归档的文件材料按照归档要求整理后移交档案馆。

(二)归档文件材料须保证齐全完整,无破、损、缺页。一般不能使用复印件归档;如确无原件的,应在复印件上加盖单位印章归档。

(三)归档文件应去掉金属物(订书针、大头针、曲别针等),文件正面右上角为加盖归档章处,不得在文件正面右上角批示文件。

(四)所有文件材料均应为A4纸张。凡幅面不够A4的请务必使用A4纸张背贴,大于A4且无字迹的应裁切,有字迹的要折叠。

(五)各建档单位对属于保密的档案注明“绝密”、“机密”、“秘密”的级别,并按保管期限单独组卷。

(六)档案按照年度—机构(问题)—保管期限进行分类。归档文件整理方法参照《归档文件整理规则》执行。

(七)归档的声像、实物类档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物。

(八)归档文件应当依据档号顺序编制归档文件目录(见附件),目录应采用Excel格式,并提交纸质版和电子版。

(九)整理好的归档文件移交档案馆并经验收合格后,由双方单位在《档案移交清单》上(见附件)签字加盖公章后归档,双方各执一份。

各建档单位将归档文件整理后,请按规定时间与档案馆专职档案员联系,在归档过程中如有任何疑问,请及时与档案馆联系。

联系人:荣娟玲  2068178

 

档案馆

   2016年12月2日


附件: 归档文件目录.docx
档案移交清单.docx

发布日期:2016-12-2 14:25:04 阅读次数: